Γενικά για το Βιογραφικό Σημείωμα
Το Βιογραφικό Σημείωμα (Curriculum Vitae – CV) αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα κομάτια της διαδικασίας αναζήτησης εργασίας και περαιτέρω σπουδών. Πρόκειται για ένα κείμενο-εργαλείο, προσωπικό και ιδιαίτερο για τον καθένα, στο οποίο αποτυπώνονται η εμπειρία (σπουδαστική ή/και επαγγελματική), οι δεξιότητες και, ενδεχομένως, άλλα στοιχεία σχετικά με την προσωπικότητα του κατόχου του (π.χ., χόμπυ). Σκοπός του είναι να παρουσιάσει τον/ην κάτοχό του και, στην καλύτερη περίπτωση, να δημιουργήσει μία πρώτη θετική εντύπωση για αυτόν/ήν, κινώντας το ενδιαφέρον του εργοδότη ή ακαδημαϊκού υπεύθυνου.
Οι τρέχουσες αντιλήψεις περί βιογραφικού το θέλουν να μην υπερβαίνει τις δύο το πολύ σελίδες και να είναι συνοπτικό και άμεσο. Η παρουσίαση είναι εξαιρετικά σημαντική και γι’αυτό η βασική συμβουλή είναι να είναι καθαρό και ευανάγνωστο, χωρίς περιττές ‘εικαστικές’ παρεμβάσεις.
Πρέπει να τονιστεί ότι, ακριβώς επειδή δεν υπάρχει ένα CV για όλους, οι οδηγίες που δίνονται εδώ είναι γενικές. Ο εμπλουτισμός του CV με στοιχεία είναι απόφαση του ενδιαφερόμενου φοιτητή/αποφοίτου, σε συνεργασία ενδεχομένως με το προσωπικό του Γ.Δ. της Α.Σ.Κ.Τ. Ό,τι παρατίθεται στη συνέχεια υπόκειται πάνω απ’ όλα στην κρίση του ενδιαφερόμενου. Ο σκοπός, ωστόσο, είναι πάντα να κάνουμε μία καλή εντύπωση.
Μία βασική ερώτηση:
«Γιατί πρέπει το CV να είναι σύντομο;»
Ειδικά στις περιπτώσεις όπου ένα CV αποστέλλεται ως μέρος αίτησης για μία (δημοφιλή) θέση (εργασίας/σπουδών), ο υπεύθυνος που θα το δει κατά πάσα πιθανότητα θα έχει να δει και πολλά ακόμα. Αναμενόμενα λοιπόν, αν μετά από 30 βιογραφικά με παρόμοιες πληροφορίες, ο άνθρωπος αυτός βρεθεί μπροστά σε ένα ακόμα (το 31ο) που θα αναλύει με λεπτομέρειες τα προσόντα του κατόχου για 7 ή 10 σελίδες, πιθανότερο είναι να εκνευριστεί παρά να ενθουσιαστεί. Το μυστικό, λοιπόν, είναι να μπορέσει ο ενδιαφερόμενος να παρουσιάσει γρήγορα και αποτελεσματικά τον εαυτό του σε δύο το πολύ σελίδες, ώστε να κρατήσει το ενδιαφέρον του υπεύθυνου που θα το εξετάσει.
Η συνέντευξη!
Αν μπορούσαμε με μία λέξη να ορίσουμε το σκοπό του βιογραφικού σημειώματος, τότε η λέξη αυτή θα ήταν: «η συνέντευξη». Αυτό, βεβαίως, κυρίως στις περιπτώσεις αναζήτησης εργασίας. Αλλά και κατά την αναζήτηση μεταπτυχιακών σπουδών (ειδικά στις περιπτώσεις αιτήσεων για διδακτορικά) η κλήση σε συνέντευξη παραμένει ο επιθυμητός στόχος.
Ωστόσο, βιογραφικό και συνέντευξη συνδέονται και με έναν ακόμα ιδιαίτερο τρόπο: το βιογραφικό δεν ολοκληρώνει τον ‘κύκλο ζωής’ του με την εξασφάλιση της συνέντευξης. Αντίθετα, το πιθανότερο είναι ότι, κατά τη συνέντευξη, οι άνθρωποι που θα τη διεξάγουν θα έχουν μπροστά τους το βιογραφικό του ενδιαφερόμενου υποψήφιου (εργαζόμενου / μεταπτυχιακού φοιτητή) και θα προχωρήσουν σε συγκεκριμένες ερωτήσεις πάνω στα στοιχεία που έχουν καταγραφεί εκεί. Επομένως, το βιογραφικό, κατά τη σύνταξή του, πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες τις οποίες ο ενδιαφερόμενος υποψήφιος πρέπει να θεωρεί ότι θα χρειαστεί να εξηγήσει και να αναπτύξει. Είναι καλή πρακτική (α) ο ενδιαφερόμενος υποψήφιος να έχει μαζί του το βιογραφικό του κατά τη συνέντευξη και, (β) σε περιπτώσεις όπου αποστέλλονται σε πιθανούς εργοδότες / ακαδημαϊκούς διαφορετικά μεταξύ τους βιογραφικά (δηλ. διαφορετικές εκδοχές με λίγο διαφορετικές πληροφορίες, ταιριασμένες στις απαιτήσεις της κάθε θέσης)*, ο ενδιαφερόμενος υποψήφιος να κρατά ένα λεπτομερές και καλά τακτοποιημένο αρχείο με το τι έχει στείλει πού και να ανατρέχει σε αυτό αν κληθεί για συνέντευξη.
Ολοκληρώνοντας, πρέπει πάντως να επαναληφθεί ότι πραγματικός στόχος ενός βιογραφικού σημειώματος παραμένει πάντα η ακριβής, επιτυχής και ελκυστική παρουσίαση των προσόντων ενός υποψηφίου (εργαζόμενου ή σπουδαστή).
Θεματικές ενότητες βιογραφικού
Προσωπικά Στοιχεία
Ονοματεπώνυμο
Στοιχεία επικοινωνίας
Σπουδές / Εκπαίδευση
Επαγγελματική Εμπειρία
Ξένες Γλώσσες
Επιμόρφωση / Σεμινάρια
Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές
Μελέτες / Άρθρα / Ομιλίες
Συστάσεις
Η παραπάνω δομή είναι μία από τις πιθανές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν και, επειδή η ενότητα ‘Σπουδές / Εκπαίδευση’ παρουσιάζεται πρώτη, μπορεί να θεωρηθεί ότι εξυπηρετεί καλύτερα στην ακαδημαϊκή αναζήτηση. Αντίθετα, για την αναζήτηση εργασίας, συνήθως η πρώτη ενότητα μετά από την υποχρεωτική εισαγωγή των προσωπικών στοιχείων είναι η ‘Επαγγελματική Εμπειρία’. Γενικά, καλό είναι το βιογραφικό να παραμένει ανοιχτό προς βελτίωση και τροποποίηση, με την προϋπόθεση ότι, όπως αναφέρθηκε και παραπάνω, ο ενδιαφερόμενος θα προσέχει πολύ τις όποιες μεταβολές και θα κρατάει λεπτομερές αρχείο του τι έχει κάνει.
Μία προαιρετική ενότητα που αφήσαμε έξω από την παραπάνω δομή είναι τα ‘Προσωπικά Ενδιαφέροντα’ (συνήθως στο τέλος πρίν από τις ‘Συστάσεις’). Ειδικά σε περιπτώσεις πλούσιων βιογραφικών, το γεγονός ότι πρέπει να παρουσιαστούν πολλά στοιχεία μέσα σε περιορισμένο χώρο, καθιστά τη συγκεκριμένη ενότητα δευτερεύουσας σημασίας. Από την άλλη πλευρά, νέοι άνθρωποι με περιορισμένη εμπειρία΄, των οποίων τα βιογραφικά θα είναι αναγκαστικά σύντομα, καλό θα είναι να εξετάσουν το ενδεχόμενο να συμπεριλάβουν τη συγκεκριμένη ενότητα, ειδικά αν οι πληροφορίες σε αυτή μπορούν να δώσουν στον πιθανό εργοδότη/ακαδημαϊκό υπεύθυνο μία πληρέστερη εικόνα της προσωπικότητάς τους.
Η ενότητα ‘Συστάσεις’, τέλος, συχνά αναφέρει απλώς τη φράση “Διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος” (δείτε ‘Συστατικές Επιστολές’)
Χρονολογική παρουσίαση
Η πιο διαδεδομένη μορφή βιογραφικού σημειώματος είναι αυτή όπου τα διάφορα στοιχεία κατανέμονται αντίστροφα χρονολογικά, δηλαδή, ξεκινώντας από το πιο πρόσφατο, προχωρούν στο αμέσως προηγούμενο, και ούτω καθεξής μέχρι το πιο απομακρυσμένο χρονικά. Για παράδειγμα:
Οκτώβριος 2020 – Σεπτέμβριος 2021 | MA in Social Work, Goldsmiths, University of London, UK |
Οκτώβριος 2016 – Ιούλιος 2018 | Πτυχίο Τμήματος Φιλοσοφίας, Παιδαγωγικής και Ψυχολογίας (κατεύθυνση Ψυχολογία), Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών |
Και ούτω καθεξής.
Άλλα σημαντικά σημεία
Το βιογραφικό δεν πρέπει να περιέχει ψευδείς πληροφορίες. Θυμηθείτε ότι, κατά τη συνέντευξη, θα κληθείτε να εξηγήσετε και να υποστηρίξετε αυτά που έχετε γράψει, ενώ, σε περίπτωση που σας προσφερθεί η θέση που ζητόυσατε, ο νέος εργοδότης/ακαδημαϊκός υπεύθυνος πιθανότατα θα περιμένει να μπορείτε κάνετε αυτά που έχετε ισχυριστεί ότι γνωρίζετε. Για τον ίδιο λόγο, προσπαθείστε να είστε ακριβής σε αυτά που γράφετε, αποφεύγοντας τις υπερβολές.
Μην ξεχνάτε να ενημερώνετε το βιογραφικό σημείωμά σας όταν προστίθενται νέα στοιχεία.
Αν έχετε κάνει πολλά και διαφορετικά μεταξύ τους πράγματα, καλό θα είναι κάθε φορά να προσαρμόζετε το βιογραφικό σας στις απαιτήσεις της θέσης, ώστε να μην κουράσετε με μη σχετικές πληροφορίες. Από την άλλη, καλό θα είναι να προσέχετε να μην αφήνετε χρονικά κενά στην παρουσίασή σας (δείτε και ‘Σημείωση’).
Φροντίστε ώστε η παρουσίαση του βιογραφικού σας να είναι η καλύτερη δυνατή: εξαλείψτε τα ορθογραφικά λάθη, και φροντίστε ώστε οι παράγραφοι και τα διαστήματα να είναι ξεκάθαρα και ομοιόμορφα. Γενικά, δώστε στο βιογραφικό σας τη σημασία που θα περιμένατε να δωθεί σε ένα εξαιρετικό και επαγγελματικά φτιαγμένο διαφημιστικό κείμενο.
* Σημείωση: Αξίζει να σημειωθεί ότι το βιογραφικό πρέπει να θεωρείται ένα ‘μόνιμο’ και ‘σταθερό’ εργαλείο. Ωστόσο, κάποιες φορές και ειδικά σε περιπτώσεις υποψηφίων με πολύπλευρη εμπειρία είναι καλό το βιογραφικό να αφήνει απέξω προϋπηρεσία άσχετη με τη θέση για την οποία γίνεται η αίτηση – εκτός και αν ο υποψήφιος θεωρεί ότι οι σχετικές πληροφορίες θα εμπλουτίσουν την εικόνα του.
Γενικά για τη Συνοδευτική Επιστολή
Η συνοδευτική επιστολή είναι ένα συνήθως μονοσέλιδο κείμενο, σκοπός του οποίου είναι να συνδέσει τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο βιογραφικό σημείωμα με τη συγκεκριμένη θέση εργασίας/σπουδών για την οποία γίνεται η αίτηση. Στην ενότητα ‘Βιογραφικό Σημείωμα’ αναφέρθηκε η αναγκαιότητα το βιογραφικό να παραμένει πάντα υπό επεξεργασία και οι πληροφορίες του να μπορούν να τροποποιηθούν ώστε να ταιριάζουν με τη θέση ενδιαφέροντος. Παρόλα αυτά, το βιογραφικό σημείωμα αποτελεί το πιο ‘σταθερό’ από τα δύο κείμενα, αυτό που, και αν μεταβληθεί για τις ανάγκες μίας συγκεκριμένης θέσης, η αλλαγή θα είναι μικρή και πολύ συγκεκριμένη (π.χ., μία μη σχετική προηγούμενη εργασία μπορεί να μείνει εκτός). Η συνοδευτική επιστολή, ωστόσο, είναι το κείμενο εκείνο που κάθε φορά θα πρέπει να αναπτύσσεται εκ νέου και σε σχέση με τη συγκεκριμένη εργασία ή την ακαδημαϊκή θέση ενδιαφέροντος.
Η λογική πίσω από αυτό είναι η εξής: συνήθως οι προκηρύξεις θέσεων εργασίας και προγραμμάτων σπουδών (ειδικά των διδακτορικών) αναφέρουν λεπτομερή στοιχεία του τι ακριβώς πρέπει να γνωρίζει ή/και τι εμπειρία πρέπει να έχει ο πιθανός υποψήφιος. Η συνοδευτική επιστολή είναι το κείμενο εκείνο στο οποίο αναλύεται ξεκάθαρα ο τρόπος με τον οποίο στοιχεία από την εμπειρία που παρουσιάζονται στο βιογραφικό ικανοποιούν τις απαιτήσεις της θέσης.
Εφόσον πρόκειται για γραπτό κείμενο, η συνοδευτική επιστολή πρέπει να είναι ξεκάθαρα διατυπωμένη, χωρίς ορθογραφικά και συντακτικά λάθη και να αποτυπώνει την πραγματικότητα χωρίς υπερβολές και διαστρεβλώσεις. Λαμβάνοντας υπόψη ότι, κατά κανόνα, ειδικά σε μία έντυπη αίτηση, η συνοδευτική επιστολή μπαίνει μπροστά από το βιογραφικό, τότε γίνεται φανερό ότι πρόκειται πραγματικά για την πρώτη επαφή του πιθανού εργοδότη/ακαδημαϊκού υπεύθυνου με τον υποψήφιο. Μεγάλο μέρος της αποτελεσματικότητας της συνοδευτικής επιστολής βρίσκεται σε αυτήν ακριβώς την ιδιότητά της ως πρώτης επαφής.
Πέρα από τη σύνδεση με τη συγκεκριμένη θέση, ωστόσο, η συνοδευτική επιστολή είναι και ο χώρος όπου μπορεί να αποτυπωθεί η ξεχωριστή προσωπικότητα του ενδιαφερόμενου, τόσο μέσω της γραπτής έκφρασης όσο και με την αναφορά στοιχείων που δεν μπορούν να μπουν στο βιογραφικό, όπως λ.χ. συγκεκριμένων παραδειγμάτων επιτυχιών του υποψήφιου από τη μέχρι τώρα εμπειρία του.
Ακόμα, η συνοδευτική επιστολή πρέπει να αναφέρει ξεκάθαρα τους λόγους για τους οποίους ο υποψήφιος ενδιαφέρεται να εργαστεί/σπουδάσει στο συγκεκριμένο χώρο, καθώς και το πώς θεωρεί ότι η συγκεκριμένη κίνηση ταιρίαζει με τη μέχρι τώρα πορεία του και προωθεί την καριέρα του. Ένα σημαντικό στοιχείο της όλης διαδικασίας, ειδικά κατά την αναζήτηση εργασίας, είναι η έρευνα που πρέπει να έχει κάνει ο πιθανός υποψήφιος για την εταιρεία ή το χώρο εργασίας και το κατά πόσο θα μπορέσει, μέσω της συνοδευτικής επιστολής, να εξηγήσει και να πείσει ότι η εμπειρία και οι δεξιότητές του μπορούν να ωφελήσουν τη συγκεκριμένη εταιρεία και τις ανάγκες της (ή τον οποιοδήποτε χώρο).
Σημαντικά στοιχεία της Συνοδευτικής Επιστολής
Η συνοδευτική επιστολή πρέπει:
Να είναι σύντομη και περιεκτική
Να απευθύνεται σε συγκεκριμένο άτομο, όπου αυτό είναι δυνατό
Να αναφέρει τη θέση για την οποία γίνεται η αίτηση (συμπεριλαμβανόμενου και του κωδικού θέσης, αν υπάρχει)
Να αναφέρει το χώρο δημοσίευσης (εφημερίδα, ιστοσελίδα, κτλ) από όπου ο υποψήφιος πληροφορήθηκε για τη θέση
Να είναι καλογραμμένη, χωρίς λάθη και διαμορφωμένη σε παραγράφους
Να προβάλει τα δυνατά σημεία του υποψήφιου
Να αναφέρει πλήρη στοιχεία επικοινωνίας
Να αναφέρει τη διαθεσιμότητα του υποψήφιου για επικοινωνία και συνέντευξη
Η συνοδευτική επιστολή δεν πρέπει:
Να καταφεύγει σε υπερβολές για τα προσόντα και τις ικανότητες του υποψήφιου
Να κολακεύει υπερβολικά το χώρο προς τον οποίο γίνεται η αίτηση
Να επαναλαμβάνει απλώς τα στοιχεία του βιογραφικού
Να κάνει λόγο για αδυναμίες του υποψήφιου και ελλείψεις
Θυμηθείτε: η συνοδευτική επιστολή είναι η πρώτη επαφή του υποψήφιου με τον πιθανό εργοδότη/ακαδημαϊκό υπεύθυνο και σκοπός της είναι να προκαλέσει το ενδιαφέρον και να δημιουργήσει μία καλή εικόνα γι’ αυτόν.
Γενικά για τις Συστατικές Επιστολές
Οι συστατικές επιστολές αποτελούν αναπόσπαστο κομμάτι της διαδικασίας αίτησης εργασίας και μεταπτυχιακών σπουδών, ενώ συχνά ζητούνται και ως συνοδευτικές αιτήσεων για υποτροφίες. Γενικά, οι συστατικές επιστολές γράφονται για λογαριασμό του υποψήφιου και είτε αποστέλλονται απευθείας από το συντάκτη στην εταιρεία/πανεπιστήμιο/φορέα υποτροφίας προς τους οποία απευθύνεται η αίτηση, είτε παραδίδονται (συνήθως σφραγισμένες) στα χέρια του υποψήφιου για να συμπεριληφθούν στο φάκελό του μαζί με όλα τα υπόλοιπα έντυπα αίτησης. Στις δημοσιεύσεις/περιγραφές θέσεων εργασίας, μεταπτυχιακών κτλ συνήθως ζητούνται δύο συστατικές επιστολές.
Ο συντάκτης της επιστολής
Ανάλογα με το είδος της αίτησης (εργασία ή σπουδές) διαφέρει και ο πιθανός συντάκτης των επιστολών. Στην πρώτη περίπτωση επιστρατεύεται συνήθως κάποιος προηγούμενος εργοδότης ή προϊστάμενος, ενώ στη δεύτερη κάποιος ακαδημαϊκός, γνώστες και οι δύο της δουλειάς του υποψήφιου. Σκοπός είναι να μπορεί ο συντάκτης της επιστολής να εκφέρει έγκυρη γνώμη για την ποιότητα (της δουλειάς) του υποψήφιου σε επίπεδο εργασίας ή/και σπουδών. Στην πράξη, ωστόσο, και ειδικά για νεότερους σε ηλικία υποψήφιους, που δεν έχουν (σημαντική) εργασιακή εμπειρία, συνηθίζεται τις συστατικές επιστολές να συντάσσουν για λογαριασμό τους ακαδημαϊκοί, ανεξάρτητα από το είδος της αίτησης (εργασία ή σπουδές).
Σε οποιαδήποτε περίπτωση, πάντως, σημαντικό είναι ο συντάκτης της επιστολής να γνωρίζει αρκετά καλά τον υποψήφιο και τη δουλειά του, και, όταν πρόκεται για ακαδημαϊκή σύσταση, είναι προτιμότερο ο υποψήφιος να έχει πάει καλά (π.χ. να έχει σχετικά υψηλή βαθμολογία) στο μάθημα του ακαδημαϊκού του οποίου τη σύσταση ζητάει.
Οι ‘Συστάσεις’
Ορισμένες φορές μπορεί να μη χρειάζονται επιστολές, αλλά απλώς τα στοιχεία επικοινωνίας (δύο) ατόμων που γνωρίζουν τον υποψήφιο και συμφωνούν να δεχτούν επικοινωνία από πιθανό εργοδότη ή ακαδημαϊκό υπεύθυνο και να παράσχουν τη γνώμη τους.
Το πεδίο ‘Συστάσεις’ στο Βιογραφικό
Το τελευταίο, συνήθως, πεδίο του βιογραφικού σημειώματος μπορεί να αναφέρει δύο άτομα τα οποία μπορούν να προσεγγιστούν για την εξασφάλιση συστατικών επιστολών ή για παροχή συστάσεων μέσω απλής επικοινωνίας. Σχετικά, ο υποψήφιος οφείλει να προσέξει τα παρακάτω:
- Το πεδίο αυτό του βιογραφικού μπορεί και να παραμένει ‘κενό’, αναφέροντας απλώς τη φράση ‘διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος’ (‘available upon request’).
- Ο υποψήφιος οφείλει να έχει εκ των προτέρων αναζητήσει τα άτομα που θα αναφερθούν στο πεδίο αυτό και να έχει συμφωνήσει μαζί τους να λειτουργήσουν ως πάροχοι συστάσεων/συστατικών επιστολών. Δεν πρέπει ο υποψήφιος να υποθέτει ότι κάποιος, εργοδότης ή ακαδημαϊκός, ανεξάρτητα από την καλή σχέση που μπορεί να έχει μαζί του, θα συμφωνήσει να βοηθήσει με τον τρόπο αυτό και να τον συμπεριλάβει στο βιογραφικό του χωρίς να τον ρωτήσει.
- Αν στο πεδίο ‘Συστάσεις’ του βιογραφικού αναφέρονται συγκεκριμένα άτομα, πρέπει οπωσδήποτε να περιλαμβάνονται και τα στοιχεία τους επικοινωνίας –διεύθυνση, τηλέφωνο και email– ώστε να μπορεί ο ενδιαφερόμενος εργοδότης ή ακαδημαϊκός υπεύθυνος να τους προσεγγίσει, αν το επιθυμεί.
- Ο υποψήφιος θα πρέπει να θεωρεί ότι, από τη στιγμή που έχει συμπεριλάβει στο βιογραφικό του ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας ατόμων που έχουν οριστεί ως διαθέσιμα για να παράσχουν συστάσεις/επιστολές, ο πιθανός εργοδότης ή ακαδημαϊκός υπεύθυνος μπορεί ανά πάσα στιγμή να επικοινωνήσει με τα άτομα αυτά.
Ενημέρωση του συντάκτη των επιστολών
Σε οποιαδήποτε περίπτωση, ο υποψήφιος, εφόσον έχει εξασφαλίσει τη συνεργασία των ατόμων που θα του παράσχουν συστατικές επιστολές, οφείλει να τους ενημερώνει κάθε φορά που κάνει μία καινούρια αίτηση. Συγκεκριμένα, αποτελεί καλή πρακτική να τους παράσχει κάθε φορά:
- λεπτομέρειες σχετικά με τη συγκεκριμένη νέα θέση
- ανανεωμένο βιογραφικό (ειδικά αν υπάρχουν σημαντικές αλλαγές)
- πληροφορίες σχετικά με τις προθεσμίες υποβολής των συστατικών επιστολών
- προτάσεις έρευνας (αν πρόκειται για διδακτορικές ή άλλες ερευνητικού χαρακτήρα σπουδές)
- Οποιαδήποτε άλλη πληροφορία κρίνεται ότι θα βοηθήσει το άτομο που θα παράσχει τη συστατική επιστολή να το κάνει κατά το δυνατόν ομαλότερο τρόπο.
Μετά από τη σύνταξη και αποστολή μίας συστατικής επιστολής, καλό είναι ο υποψήφιος να ευχαριστεί τους συντάκτες της και να τους κρατά ενήμερους για την πορεία της αίτησης (επιτυχία ή αποτυχία).
Ένα τελευταίο σημείο με ιδιαίτερη σημασία είναι ο φόρτος εργασίας των πιθανών συντακτών συστατικών επιστολών και η προσοχή και ο σεβασμός που πρέπει πάντα να επιδεικνύεται προς το χρόνο τους. Για το λόγο αυτό, καλό είναι η ενημέρωση των συντακτών να είναι κάθε φορά όσο το δυνατόν πληρέστερη, ώστε η σύνταξη μίας συστατικής επιστολής να διευκολύνεται γι’ αυτούς όσο το δυνατόν περισσότερο. Επίσης, πρέπει να αποφεύγεται η προσέγγιση των συντακτών την τελευταία στιγμή, ενώ, αν υπάρχουν ‘ασφυκτικές’ προθεσμίες είναι καλό οι συντάκτες να ρωτούνται πρώτα αν μπορούν να ανταποκριθούν και να τους δίνεται ξεκάθαρα η δυνατότητα να αρνηθούν.
Στην τελευταία περίπτωση, καλό θα είναι ο υποψήφιος, για τη δική του εξυπηρέτηση, να έχει εκ των προτέρων μεριμνήσει για τη δυνατότητα εναλλακτικών συστάσεων.
Αυτό προϋποθέτει κάποια προεργασία και εντάσσεται σε μία αντίληψη της διαδικασίας αίτησης ως project με χρονική διάρκεια και συγκεκριμένη πρόβλεψη πιθανών ανατροπών, δυσκολιών κτλ.
Γενικά για τη διαδικασία αίτησης
Ως διαδικασία αίτησης θα πρέπει να οριστεί το σύνολο των εργασιών που πρέπει να πραγματοποιήσει ο υποψήφιος από τη στιγμή του εντοπισμού μίας θέσης ενδιαφέροντος και μέχρι την καθαυτό υποβολή της ‘αίτησης’. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους η εταιρεία ή το πανεπιστήμιο θα καθορίσει τη διαδικασία αίτησης, αλλά το πιθανότερο είναι ότι, στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτή θα περιλαμβάνει φόρμα αίτησης ειδικά για το συγκεκριμένο χώρο (εργασίας, σπουδών). Άλλοτε, ο εργοδότης ζητάει βιογραφικό και συνοδευτική επιστολή, χωρίς ξεχωριστό έντυπο αίτησης. Στην περίπτωση που υπάρχει ειδικό έντυπο αίτησης, είναι σημαντικό ο υποψήφιος να είναι προσεκτικός μήπως και αναφέρεται ρητά ότι δε χρειάζεται να αποστείλει και βιογραφικό σημείωμα. Από την άλλη πλευρά, είτε υπάρχει ειδική αίτηση είτε όχι, η συνοδευτική επιστολή είναι απαραίτητη.
Η φόρμα αίτησης
Η φόρμα αίτησης της εταιρείας ή του πανεπιστημίου (ή του φορέα υποτροφίας) αποσκοπεί στη συλλογή προσωπικών στοιχείων και στοιχείων επικοινωνίας του υποψηφίου, καθώς και πληροφοριών σχετικών με σπουδές, προηγούμενη εργασιακή εμπειρία κτλ. Είναι σχεδόν βέβαιο ότι στη φόρμα αίτησης ο υποψήφιος θα πρέπει να επαναλάβει πληροφορίες που ήδη υπάρχουν στο βιογραφικό του. Αυτό δεν καθιστά το βιογραφικό περιττό, καθώς η ύπαρξη ενός καλού βιογραφικού θα βοηθήσει πολύ κατά τη συμπλήρωση της εκάστοτε φόρμας αίτησης.
Φόρμα αίτησης και βιογραφικό
Ας σημειωθεί εδώ ότι οι ίδιες οδηγίες που πρέπει να ακολουθούνται για τη συμπλήρωση του βιογραφικού πρέπει ν’ ακολουθούνται και για τη συμπλήρωση της φόρμας αίτησης, όταν αυτή ζητάει στοιχεία ίδια με αυτά που υπάρχουν στο βιογραφικό.
Η φόρμα αίτησης μπορεί να διατίθεται μέσω της ιστοσελίδας της εταιρείας ή του πανεπιστημίου και κατά πάσα πιθανότητα θα είναι ήδη διαμορφωμένη σύμφωνα με τις ανάγκες του συγκεκριμένου χώρου. Η γενική συμβουλή προς τους υποψήφιους είναι να διατηρούν τη διαμόρφωση αυτή και να μην προχωρούν σε αλλαγές.
Είναι επίσης σημαντικό οι υποψήφιοι να γνωρίζουν αν η εκάστοτε φόρμα μπορεί/πρέπει να συμπληρωθεί ηλεκτρονικά ή αν πρέπει να εκτυπωθεί για χειρόγραφη συμπλήρωση. Σε κάθε περίπτωση, η φόρμα αίτησης πρέπει να συμπληρώνεται καθαρά (συχνά ζητούνται κεφαλαία γράμματα, συγκεκριμένη γραμματοσειρά, μελάνι συγκεκριμένου χρώματος, κ.α.) και οι πληροφορίες πρέπει να εμφανίζονται στα σωστά πεδία.
Ειδικά σε μεγάλους οργανισμούς, οι φόρμες αίτησης μπορεί να περιλαμβάνουν λεπτομερείς οδηγίες, είτε επάνω στην ίδια τη φόρμα είτε σε ξεχωριστό αρχείο. Όλα αυτά ο υποψήφιος οφείλει να τα αναζητήσει και να τα συμβουλευτεί.
Πολλοί οργανισμοί συμπεριλαμβάνουν στις αιτήσεις τους checklist με όλα εκείνα τα στοιχεία που πρέπει να έχουν αποτυπωθεί πάνω στη φόρμα αίτησης. Αυτή συνήθως βρίσκεται στο τέλος της φόρμας αίτησης και αποτελεί δικλείδα ασφαλείας για τον υποψήφιο ώστε να μπορεί να ελέγξει ότι όντως έχει συμπληρώσει όλα τα απαραίτητα πεδία. Συχνά τέτοιες checklist αναφέρουν και όλα τα έντυπα που πρέπει να συνοδεύουν την αίτηση. Ωστόσο, ακόμα και αν δεν παρέχεται τέτοια λίστα από τον πιθανό εργοδότη/ακαδημαϊκό ίδρυμα, είναι χρήσιμο ο υποψήφιος να την κατασκευάζει μόνος του, περιλαμβάνοντας σε αυτή και όλα τα έντυπα που χρειάζεται να έχει στην αίτησή του.
Συνοδευτικά έντυπα
Αυτά μπορεί να είναι τυπωμένα αντίγραφα ή ηλεκτρονικά αρχεία και, κατά περίπτωση, μπορούν να περιλαμβάνουν τίτλους σπουδών, βεβαιώσεις εμπειρίας, συστατικές επιστολές και οτιδήποτε άλλο θεωρεί ο οργανισμός ότι χρειάζεται ως υποστηρικτικό των αιτήσεων που θα λάβει και που θα βοηθήσει στην επιλογή του κατάλληλου ατόμου.
Οι διαδικασίες εδώ ποικίλλουν και πρέπει να εξετάζονται κατά περίπτωση. Πάντα, ωστόσο, είναι σημαντικό ο υποψήφιος να γνωρίζει τη συγκεκριμένη διαδικασία και να βαδίζει σύμφωνα με αυτή.